Vorschau und freigegebenen Bericht unterscheiden
Die Vorschau wird bei jedem Aufruf aus dem aktuellen Sitzungsstand erzeugt. Bei einer geplanten oder laufenden Sitzung heißt der Weg Entwurfsvorschau öffnen. Sie kennzeichnet den Entwurf deutlich und schreibt fehlende Angaben wie Anwesenheit oder Protokolltext aus, statt die betreffende Zeile unbemerkt wegzulassen.
Vor dem Abschluss gibt es weder eine Freigabe noch einen PDF-Download. Nach dem Abschluss heißt der Weg Berichtsvorschau öffnen. Korrekturen sind jetzt weiterhin möglich, aber jede Änderung verändert auch die Vorschau, die vor der Freigabe erneut geprüft werden muss.
Den vollständigen Inhalt prüfen
Der Bericht enthält Sitzungsdaten, tatsächliche Zeiten, Teilnehmer mit Anwesenheit, den Info-Verteiler und die geordnete Tagesordnung. Jeder Punkt bringt seine sichtbare Vorgeschichte mit. Ein offener Punkt, zu dem diese Sitzung nichts festgehalten hat, erscheint als Keine Neuigkeiten und wird bei der Freigabe als eigenes Vorkommen festgehalten.
Am Punkt nennt die Berichtsansicht, wie viele Dateien vorhanden sind. Unterhalb der Vorschau steht zusätzlich Anhänge zum Bericht: nach TOP-Nummer und TOP-Name gruppiert, mit Dateiname, Größe, MIME-Typ und geschütztem Einzel-Download. Die Dateien selbst werden nicht in das PDF eingebettet. Nach der Freigabe bleibt dieselbe zugeordnete Liste im Archiv erreichbar.
Prüfen Sie vor allem tatsächliche Zeiten, Anwesenheiten, Klassifikationen, Zuständigkeiten, Fristen und die Vorgeschichte. Die Freigabe wiederholt die Vollständigkeitsprüfung des Abschlusses, weil zwischen Abschluss und Freigabe noch redigiert werden darf.
Zwei Freigabewege
Bericht unwiderruflich freigeben friert den Stand ein und beauftragt die PDF-Erzeugung, verschickt aber keine E-Mail. Freigeben & versenden friert denselben Stand ein und merkt zusätzlich den Versand an den vollständigen eingefrorenen Empfängerkreis vor. Diese zweite Aktion ist nur bei vollständig eingerichtetem E-Mail-Versand des Vereins möglich.
In beiden Fällen müssen Sie die vollständige Sitzungsnummer eingeben. Der kompakte Dialog zeigt die Warnung zur Unwiderruflichkeit genau einmal; die Werte zum Schutz vor veralteter Vorschau bleiben unsichtbar. Die Bestätigung ist bewusst genauer als ein allgemeiner Ja-Knopf, denn die Freigabe lässt sich nicht zurücknehmen.
Optional Aufgaben aus dem Bericht anlegen
Hat die Serienverwaltung Aufgaben bei Berichtsfreigabe eingerichtet, zeigt der finale Dialog zusätzlich Aufgaben aus geeigneten Punkten anlegen?. Wählen Sie einmal für den gesamten Bericht Ja, Aufgaben anlegen oder Nein, ohne Aufgaben freigeben. Die Wahl gilt bei Bericht unwiderruflich freigeben und Freigeben & versenden gleichermaßen. Sie brauchen dazu nur die gewöhnliche Freigabeberechtigung, keine zusätzlichen Aufgabenrechte.
Mit Ja entstehen Aufgaben für neu protokollierte Punkte mit der Einordnung Offen oder Beschluss, wenn eine lebende Zuständigkeit eingetragen ist. Informationen, erledigte Punkte, Punkte ohne Zuständigkeit und Keine Neuigkeiten erzeugen keine Aufgabe. Nur die Zuständigkeit zu ändern reicht ebenfalls nicht aus.
Das Ziel ist immer das in der Serie festgelegte Board. Alle ausdrücklich genannten lebenden Personen werden verantwortlich. Bereits gelöschte Personen werden übersprungen, auch bei fortgeführter Zuständigkeit. Ohne verbleibende lebende Zuständigkeit entsteht keine Aufgabe. Eine ungültige noch lebende Person muss dagegen vor der angeforderten Anlage geklärt werden. Teams werden nicht in Personen aufgelöst. Bleiben ausschließlich lebende Teams genannt, entsteht ein unzugewiesenes Übernahmeangebot im Kreis des festgelegten Boards. Bei Personen und Teams zusammen werden nur die direkten Personen zugewiesen.
Die Aufgabe übernimmt nur die Überschrift und eine gegebenenfalls eingetragene Frist. Sie beginnt Offen, ist im Arbeitsbereich sichtbar und nicht vertraulich. Beschreibung, Protokolltext, Bilder und Anhänge werden nicht kopiert. Ein Beschluss bedeutet nicht, dass die Aufgabe schon erledigt wäre.
Gibt es zu demselben fortlaufenden Punkt bereits eine offene oder laufende Aufgabe, entsteht keine zweite. Nach Abschluss oder Löschung kann neuer Protokollinhalt eine neue Aufgabe auslösen. Unveränderte Fortführung bleibt auch dann ohne neue Aufgabe.
Kann das Ziel oder eine benötigte Zuweisung nicht mehr verwendet werden, wird die gesamte Freigabe zurückgenommen. Prüfen Sie den gemeldeten Grund oder wählen Sie bewusst Nein, um ohne Aufgaben freizugeben. Bericht und Aufgaben werden gemeinsam gespeichert; Zuweisungsmitteilungen folgen erst danach.
Die Aufgabe ist anschließend eigenständig. Spätere Änderungen am Punkt passen weder ihre Frist noch Verantwortliche oder Status an. Am Punkt in Alle Punkte und bei der Fortführung können Sie eine lesbare Aufgabe über Aufgabe: … öffnen. Wer die Aufgabe nicht lesen darf, sieht keinen Verweis. Der eingefrorene Bericht und sein PDF behalten ihren Inhalt und erhalten keine nachträglichen Aufgabenlinks.
Wenn sich die Vorschau geändert hat
Hat sich seit dem Öffnen der Vorschau der Inhalt, die Sprache oder der Empfängerkreis geändert, lehnt Membergy die Freigabe vollständig ab. Laden Sie dann die Vorschau neu und prüfen Sie sie erneut. Damit wird genau der Stand freigegeben, den Sie gesehen haben.
Den Empfängerkreis automatisch bilden
Der Dialog zeigt keine Empfängerliste und keine Checkboxen. Membergy bildet den Kreis serverseitig aus allen Teilnehmern unabhängig von Anwesenheit oder Rückmeldung, direkten Info-Personen und den am Freigabetag aktiven Mitgliedern der Info-Teams. Mehrere Quellen derselben Person werden zu genau einem Empfänger zusammengeführt.
Der vollständige Mailkreis ist exakt: konkrete Teilnehmer plus konkreter Info-Verteiler. Aktuell Einreichungsberechtigte und der zusätzliche Online-Lesekreis erhalten allein deshalb keine Mail. Der Kreis wird automatisch eingefroren, ausdrücklich auch Abwesende. Freigeben & versenden fordert den Versand an alle ein; Bericht unwiderruflich freigeben setzt keine Versandabsicht, während Später versenden alle weiterhin zustellbaren eingefrorenen Empfänger abarbeitet.
Eine Person ohne E-Mail-Adresse bleibt Empfänger des Berichts, wird beim E-Mail-Versand aber sichtbar als Ohne E-Mail-Adresse übersprungen geführt.
Was dauerhaft eingefroren wird
Die Freigabe bewahrt den vollständigen Sitzungsinhalt einschließlich Teilnehmern, Anwesenheiten, Punkten, Vorgeschichte und Anhangsreferenzen. Hinzu kommen die damaligen Namen, Empfänger und E-Mail-Adressen, Sprache, Dokumenttitel, Layout und Briefbogen.
Die Anhangsdatei wird dabei nicht kopiert. Der Bericht hält eine geprüfte Referenz auf genau die bereits gespeicherten Bytes fest; diese dürfen nach der Freigabe nicht mehr gelöscht oder ausgetauscht werden. Eine spätere Umbenennung, neue Teamzugehörigkeit, geänderte Übersetzung oder ein anderer Briefbogen verändert den alten Bericht nicht.
Nach der Freigabe sind Sitzung, Punkte, Teilnehmer und Anhänge unveränderlich. Es gibt genau einen Bericht je Sitzung und keine zweite Freigabe. In der Sitzungsübersicht heißt die Aktion dann Bericht öffnen und führt auf diesen freigegebenen Stand statt auf eine Vorschau.
PDF-Erzeugung und Versand
Das PDF entsteht nach der Freigabe im Hintergrund. Das Archiv unterscheidet ehrlich zwischen Ausstehend, Wird erzeugt, Verfügbar, einer hängenden Erzeugung und einem kontrollierten Fehler. Ein PDF-Fehler nimmt die fachliche Freigabe nicht zurück; Berechtigte können die Ausgabe erneut erzeugen lassen.
Beim Versand hängt Membergy genau dieses geprüfte PDF an die E-Mail. Dateien der einzelnen Protokollpunkte werden wegen ihrer möglichen Größe nicht als Mail-Anhänge verschickt. Stattdessen enthält die Nachricht für jede Datei einen Link mit Dateiname, Größe und MIME-Typ. Jeder Abruf läuft über den geschützten Downloadweg und prüft den fachlichen Online-Zugang zum konkreten freigegebenen Bericht erneut. Deshalb kann auch eine eingefrorene Info-Person mit aktivem Vereinszugang den Link aus ihrer Berichtsmail öffnen.
Falls Sie zunächst nur freigeben, können Sie in der Verwaltungsansicht Später versenden wählen, sobald das PDF verfügbar ist. Ohne eingerichteten SMTP-Zugang bleibt die reine Freigabe möglich: Die Versandaktionen bleiben mit Keine SMTP-Daten hinterlegt. sichtbar, sind aber deaktiviert; Bericht und PDF werden online bereitgestellt. Membergy legt dabei weder Zustellaufträge noch einen wiederholt scheiternden Versand an. Fehlgeschlagene Zustellungen eines bewusst gestarteten Versands lassen sich dort gezielt wiederholen; erfolgreiche oder mangels Adresse übersprungene Empfänger werden nicht erneut angeschrieben.