Wofür Sie diese Funktion verwenden
„Nachricht senden" verschickt eine E-Mail an genau die Mitglieder, die Sie in der Mitgliederliste
ausgewählt haben. Jede empfangende Person bekommt eine eigene E-Mail — keine Sammelmail mit
sichtbarem Verteiler. Deshalb können Sie in den Text Platzhalter setzen, die Membergy für jede
Person einzeln ersetzt: aus :person.firstname wird bei Max „Max" und bei Erika „Erika".
Das ist der richtige Weg für Einladungen, Erinnerungen und Rundschreiben an eine Teilmenge des Vereins. Für dieselbe Botschaft auf Papier nehmen Sie stattdessen das Mitgliederschreiben — es benutzt dieselben Platzhalter und Textbausteine.
Voraussetzungen
Zwei Dinge müssen erfüllt sein:
- Sie brauchen die Berechtigung Nachrichten senden. Fehlt sie, bleibt die Aktion im Menü ausgeblendet. Administratoren haben sie automatisch.
- Ihr Verein muss eigene SMTP-Zugangsdaten hinterlegt haben. Membergy verschickt Mitglieder-Mails über das Postfach Ihres Vereins, nicht über eine Membergy-Adresse — so kommt die Nachricht bei den Empfängern als Post Ihres Vereins an und Antworten landen bei Ihnen. Solange diese Daten fehlen, bleibt die Aktion sichtbar, ist aber deaktiviert; der Hinweis am Eintrag nennt den Grund.
Die Zugangsdaten stehen unter E-Mail-Einstellungen im Abschnitt Versand / SMTP: Server, Port, Benutzername, Passwort, Verschlüsselung und Absenderadresse. Dort gibt es auch die Schaltfläche SMTP-Einstellungen testen, die eine Testmail an eine Adresse Ihrer Wahl schickt. Nutzen Sie sie, bevor Sie das erste Rundschreiben starten — ein Tippfehler im Serverbetrieb fällt sonst erst beim Versand auf.
Das Erscheinungsbild Ihrer E-Mails einstellen
Wer den Verein verwalten darf, findet unter E-Mail-Einstellungen zusätzlich den Abschnitt Erscheinungsbild / Layout. Er gilt für persönliche Nachrichten, Newsletter und weitere Vereinsmails. Membergy-Systemmails behalten ihr eigenes Erscheinungsbild.
Einladungen zum Vereinszugang und die erste Kontoeinrichtung durch einen Verein verwenden ebenfalls das Vereinslayout. Sie erklären zusätzlich das gemeinsame Membergy-Konto: Es gilt auch in der Membergy-App und in anderen Vereinen. Änderungen an Passwort oder Login-E-Mail-Adresse betreffen dieses gemeinsame Konto. Globale Passwort- und Login-E-Mail-Bestätigungen sowie Membergy-Abrechnungsnachrichten bleiben im Membergy-Design.
- Logo für E-Mails verwendet zunächst das Vereinslogo. Alternativ laden Sie ein eigenes E-Mail-Logo als JPG, PNG oder WebP hoch (höchstens 2 MB und 3000 × 3000 Pixel). Das Vereinslogo in der App und auf Ihrer Website bleibt dabei unverändert. Mit Eigenes E-Mail-Logo beim Speichern entfernen löschen Sie nur das separate Logo; danach greift wieder das Vereinslogo.
- Akzentfarbe für Links und Buttons und Äußerer Hintergrund bestimmen die Farben. Leere Farbfelder behalten die Standardfarben. Die Textfarbe passt sich für lesbaren Kontrast an; sehr helle Akzentfarben erhalten eine dunkle Linkschrift.
- Kopfbereich bleibt neutral oder erhält die Akzentfarbe.
- Breite von Kopf und Fuß steuert beide farbigen Bereiche gemeinsam. Volle Breite ist die Voreinstellung und reicht über die ganze E-Mail. Inhaltsbreite begrenzt beide Bereiche auf die Breite des weißen Nachrichtenbereichs; außen bleibt der äußere Hintergrund sichtbar. Logo, Kopftext und Fußzeileninhalt bleiben in beiden Varianten mittig begrenzt.
- Anordnung im Kopfbereich bleibt standardmäßig Zentriert. Mit Logo links, Text rechts steht das Logo neben dem optionalen Text im Kopfbereich (reiner Text). Zeilenumbrüche bleiben erhalten; HTML und Formatierungen werden als Text angezeigt. Ohne eigenen Text erscheint der Vereinsname. Ohne Logo steht der Text allein; in schmalen Ansichten werden Logo und Text untereinander angeordnet. Beim Wechsel zurück zu Zentriert bleibt der eingegebene Text gespeichert, wird dort aber nicht angezeigt.
- Hintergrund der Fußzeile färbt nur den Bereich der Fußzeile, unabhängig von Kopfbereich, äußerem Hintergrund und Nachrichteninhalt. Text und Links erhalten automatisch eine lesbare Kontrastfarbe. Ein leeres Farbfeld erhält die bisherige Darstellung.
- Fußzeile / Signatur (reiner Text) ersetzt die Standardfußzeile. Zeilenumbrüche bleiben erhalten; Formatierungen und HTML werden als Text angezeigt. Leeren Sie das Feld, um die Standardfußzeile wiederherzustellen.
- Unter Links in der Fußzeile ergänzen Sie mit dem Plus bis zu zehn Links. Jeder Eintrag braucht
eine Linkbeschriftung (höchstens 120 Zeichen) und ein Ziel (http, https, mailto oder tel)
(höchstens 2048 Zeichen), zum Beispiel eine vollständige Website-Adresse,
mailto:buero@example.orgodertel:+4930123456. Die Beschriftung ist reiner Text. Unvollständige Einträge erscheinen noch nicht in der Vorschau und müssen vor dem Speichern vervollständigt oder über den Papierkorb entfernt werden. Die Links erscheinen in der eingetragenen Reihenfolge, nebeneinander mit einem Mittelpunkt · dazwischen. In schmalen Ansichten brechen sie bei Bedarf um; entfernen Sie alle Einträge, um die Liste zu leeren. In Textmails stehen Beschriftung und Ziel nebeneinander.
Die Vorschau reagiert schon vor dem Speichern. Wechseln Sie zwischen Persönliche Nachricht und Newsletter-Beispiel sowie breiter und schmaler Ansicht, um das Layout zu prüfen. Die Newsletter-Vorschau enthält auch den Bereich für Änderungen und Abmeldung. Sie sendet keine E-Mail und speichert nichts. Erst Speichern übernimmt Ihre Änderungen.
Am Ende der E-Mail steht standardmäßig Versendet mit Membergy mit einem Link zu Membergy. Nur ein Landlord kann diesen Hinweis unter „Versendet mit Membergy“ anzeigen aus- oder einschalten. Die Vorschau zeigt die Änderung vor dem Speichern. Das Ausblenden entfernt nur diese letzte Zeile; die Erklärung zum gemeinsamen Konto und das Membergy-Design globaler Kontomails bleiben erhalten.
Das Layout lässt sich auch ohne SMTP-Zugangsdaten einstellen. Wenn Sie nur das Layout ändern, ist kein neuer SMTP-Test nötig. Änderungen an den Versanddaten verlangen weiterhin einen erfolgreichen Test, solange ein SMTP-Server eingetragen ist. Farben und Fußzeile werden beim Versand festgelegt. Das Logo wird beim Öffnen der E-Mail nachgeladen: Ersetzen oder Entfernen des Logos kann deshalb auch bereits versendete Mails verändern.
Empfänger auswählen
Die Empfängerauswahl ist die normale Mitgliederliste. Damit Sie mehrere Zeilen markieren können, schalten Sie zuerst den Auswahlmodus über die Schaltfläche mit dem Häkchen-Symbol in der Werkzeugleiste ein. Danach markiert ein Klick auf eine Zeile die Person; die Zahl neben dem Kopf-Häkchen zeigt, wie viele ausgewählt sind.
Anschließend öffnen Sie das Menü „…" und wählen unter Massenaktionen den Eintrag Nachricht senden.
Zwei Dinge helfen bei größeren Verteilern:
- Filter und Reiter zuerst setzen. Die Reiter über der Liste (zum Beispiel „Aktuell Mitglied") und die Filter schränken die Liste ein, bevor Sie auswählen. So schreiben Sie zielsicher an „alle aktiven Mitglieder" statt an eine mühsam zusammengeklickte Auswahl.
- Ganze Seiten auswählen. Über das Häkchen in der Kopfzeile lässt sich die komplette Liste oder die aktuelle Seite auf einmal markieren.
Sie können die Aktion auch für eine einzelne Person aus deren Zeilenmenü starten.
Die Nachricht verfassen
Oben im Dialog steht unter Ausgewählte Einträge, an wen die Nachricht tatsächlich geht. Prüfen Sie diese Zeile — sie ist die letzte Kontrolle vor dem Versand.
- Betreff — Pflichtfeld, höchstens 255 Zeichen. Er erscheint unverändert in der Betreffzeile; Platzhalter werden hier nicht ersetzt.
- Nachricht — Pflichtfeld. Der Editor erlaubt Fettschrift, Kursiv, Listen, Zitate und Links. Hier wirken Platzhalter und Textbausteine (siehe unten).
- BCC an — optional, genau eine gültige E-Mail-Adresse. Sie bekommt jede einzelne Mail in Blindkopie. Praktisch, um den Versand im Vorstandspostfach zu belegen.
Arbeitet Ihr Verein mit Untergruppen, kommt ein weiteres Feld dazu:
- BCC an Untergruppen (Mehrfachauswahl) beziehungsweise BCC an Untergruppe (Schalter), je nachdem ob bei Ihnen Mehrfachmitgliedschaften in Untergruppen erlaubt sind. Eine ausgewählte Untergruppe erhält die Blindkopie nur für die Personen, die ihr aktuell angehören — beendete Zugehörigkeiten zählen nicht. Gehört keine der ausgewählten Personen aktuell zu einer der gewählten Untergruppen, bricht Membergy mit einem Hinweis ab, statt stillschweigend nichts zu tun.
Platzhalter und Textbausteine
Im Nachrichtentext ersetzt Membergy zwei Arten von Platzhaltern:
:person.<feld>wird pro Empfänger durch dessen Wert ersetzt. Der Feldname ist der Name des Feldes aus der Mitgliederverwaltung, zum Beispiel:person.firstname,:person.lastnameoder:person.number. Aus „Hallo :person.firstname," wird so für jede Person die passende Anrede.:kurzcodefügt einen Textbaustein ein — etwa:grussformelfür die Grußformel des Vereins. Textbausteine dürfen ihrerseits Bausteine enthalten.
Gibt es zu einem Platzhalter weder ein Feld noch einen Baustein, bleibt er unverändert stehen. Das
ist der häufigste Fehler: Ein Tippfehler führt nicht zu einer Fehlermeldung, sondern dazu, dass
:person.vorname wörtlich in der Mail steht. Verschicken Sie deshalb bei neuen Texten zuerst eine
Nachricht an sich selbst.
Versand und Ergebnis
Mit Ausführen legt Membergy für jede ausgewählte Person eine Nachricht an und bestätigt das sofort:
Der eigentliche Versand läuft danach im Hintergrund weiter: Membergy arbeitet die offenen Nachrichten laufend in kleinen Portionen ab. Bei großen Verteilern dauert es deshalb einige Minuten, bis die letzte Mail draußen ist — das schont die Zustellbarkeit Ihres Postfachs. Der Dialog wartet nicht darauf; „Aktion ausgeführt" bedeutet „angenommen und eingeplant".
Als Empfängeradresse verwendet Membergy die Adresse des Benutzerkontos der Person; hat sie kein Konto, die erste als Kontaktdaten hinterlegte E-Mail-Adresse. Scheitert der Versand einer einzelnen Mail — falsche Adresse, abgelehnte Anmeldung am Postfach —, erhält Ihr Verein eine Systembenachrichtigung mit Empfänger, Betreff und Fehlermeldung.
Nachricht an Untergruppen senden
Bei eingeschalteten Untergruppen gibt es zusätzlich die Aktion Nachricht an Untergruppen senden.
Sie funktioniert genauso, richtet sich aber nicht an die markierten Personen, sondern an die
Untergruppen, denen diese Personen aktuell angehören — jede Untergruppe bekommt dabei genau eine
Mail an ihre E-Mail für Mitgliederinfos, ersatzweise an ihre System-E-Mail. Mehrere markierte
Personen aus derselben Untergruppe führen also nicht zu mehreren Mails. Platzhalter beziehen
sich in diesem Fall auf die Untergruppe, zum Beispiel :subtenant.name. Das ist der Weg, wenn die Geschäftsstelle einer Abteilung
informiert werden soll und nicht jedes einzelne Mitglied. Gehört keine der markierten Personen
aktuell zu einer Untergruppe, meldet Membergy das und verschickt nichts.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Die Aktion ist deaktiviert. Dann fehlen die SMTP-Zugangsdaten des Vereins. Hinterlegen und testen Sie sie in den Vereins-Einstellungen. Bei Nachricht an Untergruppen senden kann stattdessen zuerst der Hinweis erscheinen, dass Unterorganisationen für den Verein nicht aktiviert sind; dieser Grund hat Vorrang vor fehlendem SMTP.
Die Aktion fehlt im Menü. Dann fehlt die Berechtigung „Nachrichten senden". Prüfen Sie sie unter Rollen und Berechtigungen.
Eine Person hat keine E-Mail-Adresse. Dann gibt es nichts zuzustellen; der fehlgeschlagene Versand wird als Systembenachrichtigung gemeldet. Pflegen Sie die Adresse in den Mitgliedsdaten nach und schicken Sie die Nachricht erneut.
Kann ich den Versand planen oder zurücknehmen? Nein. Es gibt kein Sendedatum und keinen Rückruf. Sobald Sie „Ausführen" bestätigt haben, laufen die Mails los.
Wo sehe ich, was ich verschickt habe? Es gibt keinen Ordner „Gesendet". Wenn Sie den Versand nachweisen möchten, tragen Sie eine Vereinsadresse in BCC an ein — dann liegt jede Mail auch in diesem Postfach.
Antworten der Mitglieder gehen an die Absenderadresse aus den SMTP-Einstellungen, nicht an Ihr persönliches Postfach. Wählen Sie dort eine Adresse, die jemand liest.