Wofür Sie diese Aktionen brauchen
Wie Zugang und Mitgliedsdatensatz zusammenhängen, erklärt Benutzer und Personen.
In Membergy sind Mitgliedsdaten und Zugang zwei getrennte Dinge. Eine manuell angelegte Person ohne verknüpften Zugang existiert zunächst nur als Datensatz: Sie hat Stammdaten, einen Status, vielleicht einen Beitrag — aber niemand kann sich damit anmelden. Wenn Sie sie mit einem Membergy-Zugang verbinden, kann sie ihr Profil pflegen, auf Termine antworten, sich in Dienstpläne eintragen oder Vereinsdokumente lesen. Und erst dann kann sie überhaupt Rollen und Berechtigungen tragen, denn die hängen am Zugang, nicht am Mitglied.
Bei einer Online-Mitgliedsanmeldung kann diese Verknüpfung bereits bei der Aufnahme entstehen, wenn die Anmeldung an einen vorhandenen Zugang gebunden ist. Prüfen Sie daher zuerst den angezeigten Zugang; eine zusätzliche Einladung ist dann nicht nötig.
Dafür stehen am Mitglied die Einladungs- und Kontoaktionen bereit. Sie greifen ineinander und lösen dieselbe Aufgabe auf drei Wegen:
- Die Einladung ist der Regelfall. Das Mitglied bekommt eine Mail mit einem Link und legt sein Passwort selbst fest. Sie erfahren dessen Passwort nie.
- Das Einladungsschreiben ist für Personen ohne hinterlegte Email-Adresse gedacht. Das Mitglied erhält einen persönlichen Code auf Papier und bestätigt seine Adresse selbst.
- Account erstellen legt den Zugang direkt an. Das ist der Ausnahmefall — er ist nur sinnvoll, wenn Sie den Zugang aus einem anderen Grund sofort brauchen.
Ein Punkt, der alles Weitere erklärt: Ein Membergy-Zugang gehört zu einer Email-Adresse, nicht zu einem Verein. Wer schon in einem anderen Verein Membergy nutzt, bekommt bei Ihnen keinen zweiten Zugang, sondern seinen vorhandenen dazu. Deshalb kann Membergy einen fremden Zugang auch nie einfach durch Ihren Klick mit einer Person verknüpfen — das geht nur, wenn der Inhaber sich anmeldet und die Einladung annimmt.
Voraussetzungen
- Für die Einladungsaktionen brauchen Sie die Berechtigung Benutzer erstellen. Für Einladung zurückziehen und die Einladungsschreiben brauchen Sie zusätzlich das Recht, die betreffende Person zu bearbeiten.
- Für eine Mail-Einladung muss die Person mindestens eine Email-Adresse in ihren Kontaktdaten haben. Ohne hinterlegte Adresse verwenden Sie Einladungsschreiben erstellen.
- Die Person darf noch keinen Zugang haben. Ist sie bereits mit einem Konto verknüpft, verschwinden die Einladungsaktionen — es gibt dann nichts mehr einzurichten.
Wo Sie die Aktionen finden
Öffnen Sie das Mitglied aus der Personenliste und klappen Sie oben rechts das „…“-Menü auf. Unter Massenaktionen stehen die Kontoaktionen, die im aktuellen Zustand der Person möglich sind:
Sie können dieselben Aktionen auch aus der Personenliste heraus für mehrere Mitglieder gleichzeitig starten — dazu weiter unten mehr.
Welche Aktion wann angeboten wird
Membergy zeigt Ihnen immer nur die Aktionen, die im aktuellen Zustand sinnvoll sind. Sie können den Stand einer Person deshalb direkt am Menü ablesen:
- Kein Zugang, keine offene Einladung: „Einladung senden“ und „Account erstellen“. Fehlt die Email-Adresse, verwenden Sie „Einladungsschreiben erstellen“.
- Eine Mail-Einladung ist offen: „Einladungsmail erneut senden“ und „Einladung zurückziehen“.
- Ein Einladungsschreiben ist offen: „Einladungsschreiben neu ausstellen“ und „Einladung zurückziehen“. „Einladung senden“ und „Account erstellen“ fehlen bewusst — solange ein Link unterwegs ist, wäre ein zweiter das falsche Angebot.
- Die Person hat einen verknüpften Zugang: keine dieser Aktionen mehr.
Nach Ablauf oder Zurückziehen können Sie erneut einladen. Ob Sie Mail oder Papier verwenden, richtet sich nach der hinterlegten Email-Adresse.
Einladung senden
Die Felder im Dialog
- Rollen — die Rollen Ihres Vereins, die das Mitglied bekommen soll. Mehrfachauswahl, optional. Lassen Sie das Feld leer, gehört die Person nach der Annahme zum Verein, hat aber keine besonderen Rechte. Die Rollen werden an der Einladung gespeichert und erst bei der Annahme vergeben; bis dahin ändert sich am Zugang der Person nichts. Sie können Rollen später jederzeit am Benutzer ändern — siehe Rollen und Berechtigungen.
- Bemerkung — dieser Text steht in der Einladungsmail über dem Link. Membergy füllt ihn mit einer allgemeinen Erklärung vor, was Membergy ist. Sie dürfen ihn durch eine persönliche Nachricht ersetzen („Hallo Maren, wie besprochen …“) oder die Vorbelegung stehen lassen.
- Email — erscheint nur, wenn die Person mehr als eine Email-Adresse hinterlegt hat. Dann müssen Sie wählen, an welche die Einladung geht; diese Adresse wird zugleich die Adresse des künftigen Zugangs. Hat die Person genau eine Adresse, entfällt das Feld und Membergy verwendet sie automatisch.
Nur die Adressen dieser Person stehen zur Auswahl. Eine beliebige fremde Adresse können Sie hier nicht eintragen — tragen Sie sie vorher in den Kontaktdaten des Mitglieds ein.
Was danach passiert
Membergy legt eine Einladung an und verschickt die Mail. Erst wenn beides geklappt hat, meldet die Aktion Erfolg:
Geht der Versand schief, wird auch keine Einladung angelegt — es entsteht also nie ein gültiger Link, den niemand bekommen hat. Sie erhalten in dem Fall eine Fehlermeldung und zusätzlich eine Systemnachricht, welche Person betroffen war.
Das Mitglied bekommt eine Mail mit dem Namen Ihres Vereins, Ihrer Bemerkung, einem Button zur Einladungsseite und dem Datum, bis wann der Link gilt. Was die eingeladene Person dort erlebt, beschreibt der Artikel Einladung — den können Sie bei Rückfragen weitergeben.
Wichtig für Ihre Planung:
- Neue Links gelten 30 Tage. Danach sind sie wertlos und Sie laden einfach neu ein. Bereits ausgestellte Einladungen behalten das in der Mail angegebene Ablaufdatum.
- Es gibt je Person immer nur eine gültige Einladung. Stellen Sie eine neue aus, wird jede noch offene sofort ungültig. Verwendet ein Mitglied dann eine ältere Mail, landet es auf der Seite „Einladung nicht mehr gültig“.
- Die Person selbst ändert sich durch die Einladung noch nicht. Sie bekommt erst mit der Annahme einen Zugang.
Unmittelbar nach dem Versand wechselt das Menü in den Zustand „Einladung offen“:
Einladungsschreiben für Personen ohne Email-Adresse
Mit Einladungsschreiben erstellen laden Sie Mitglieder ein, bei denen noch keine Email-Adresse und kein Membergy-Zugang hinterlegt sind. Die Funktion steht allen Vereinen zur Verfügung. Sie brauchen das Recht, Benutzer anzulegen und die betreffende Person zu bearbeiten. Außerdem muss im Verein ein Briefpapier eingerichtet sein.
Wählen Sie die Person oder mehrere Personen in der Personenliste aus und öffnen Sie die Aktion. Der Dialog enthält diese Felder:
- Briefpapier ist Pflicht und bestimmt den vorhandenen Briefkopf und die Seitenränder.
- Gültigkeit in Tagen ist mit 30 vorbelegt. Sie können 1 bis 90 ganze Tage wählen. Die Frist beginnt beim Erstellen, nicht erst bei der Zustellung; planen Sie den Postweg mit ein. Ihre Auswahl gilt für alle Schreiben dieses Laufs und wird nicht als Vereinsvorgabe gespeichert.
- Rollen ist optional und bestimmt die Vereinsrechte nach der Annahme. Wählen Sie Rollen Ihres Vereins; die Auswahl gilt für alle erzeugten Schreiben. Ohne Auswahl wird die Person mit ihrem Zugang und dem Verein verbunden, erhält aber keine Rolle. Sie können Rollen später zuweisen.
Nach dem Bestätigen lädt Ihr Browser ein PDF mit einer persönlichen A4-Seite pro geeigneter Person herunter. Jede Seite enthält die Anschrift, die Internetadresse, einen gruppierten Einladungscode, einen QR-Code und das Ablaufdatum. Die Rückmeldung nennt die Zahl der erzeugten Schreiben und der übersprungenen Personen. Personen mit Email-Adresse, bestehendem Zugang oder offener Einladung werden beim Erstellen übersprungen. Drucken, Kuvertieren und Zustellen übernimmt Ihr Verein außerhalb von Membergy. Das PDF enthält persönliche Zugangsnachweise; bewahren Sie es geschützt auf und geben Sie jeder Person nur ihr eigenes Blatt.
Der Code gilt für die gewählte Dauer ab Ausstellung. Maßgeblich ist das aufgedruckte Ablaufdatum; bereits ausgestellte Schreiben werden nicht nachträglich verlängert. Das Mitglied öffnet die Internetadresse und gibt den Code ein oder scannt den QR-Code. Danach trägt es seine eigene Email-Adresse ein und bestätigt diese im Postfach. Wird der Bestätigungslink in einem anderen Browser, auf einem anderen Gerät oder nach Verlust der Sitzung geöffnet, muss zusätzlich der Code aus dem Schreiben eingegeben werden — auch bei bestehender Anmeldung. Die Bestätigungsmail enthält den Briefcode nicht. Bitten Sie das Mitglied daher, das Schreiben bis zum Abschluss bereitzuhalten. Im ursprünglichen Browser ist keine erneute Codeeingabe nötig. Erst anschließend legt es ein Passwort fest oder meldet sich mit seinem bestehenden Zugang an und bestätigt den Beitritt. Vor dem Abschluss entsteht weder ein Benutzerkonto noch eine Vereinszugehörigkeit. Die bestätigte Adresse wird beim Abschluss als private Email-Kontaktadresse an der Person hinterlegt.
Ist ein Schreiben verloren gegangen, verwenden Sie Einladungsschreiben neu ausstellen. Wählen Sie Briefpapier, Rollen und Gültigkeit erneut; die Gültigkeit ist wieder mit 30 Tagen vorbelegt. Das bisherige Blatt und bereits versendete Bestätigungslinks werden dadurch ungültig; geben Sie nur das neue Blatt weiter. Ein vorhandener Code kann nicht aus Membergy zurückgelesen werden. Einladungsmail erneut senden ist für Papier-Einladungen deshalb nicht verfügbar.
Auch Einladung zurückziehen entwertet den gedruckten Code und alle zugehörigen Mailbestätigungen sofort. Hat das Mitglied bereits angenommen, bleibt sein Zugang verknüpft; Rechte ändern Sie anschließend am Benutzer.
Einladungsmail erneut senden
Der häufigste Fall im Alltag: Die Mail ist im Spam gelandet, wurde gelöscht oder nie bemerkt. Einladungsmail erneut senden verschickt sie noch einmal. Einen Rollendialog gibt es dabei nicht — die Aktion wiederholt genau das, was Sie schon entschieden haben. Sie bestätigen nur eine Vorschau, die Person, Zieladresse und das neue Gültigkeitsdatum nennt:
Zwei Dinge sollten Sie dabei wissen:
- Es ist ein neuer Link. Adresse und Rollen bleiben unverändert, aber der Link selbst wird neu ausgestellt und gilt wieder 30 Tage. Der vorher verschickte Link funktioniert ab diesem Moment nicht mehr. Sagen Sie dem Mitglied deshalb, dass immer die zuletzt erhaltene Mail die richtige ist. Membergy kann einen einmal verschickten Link technisch nicht noch einmal herstellen — er wird nirgends im Klartext gespeichert.
- Höchstens alle zehn Minuten. Kurz hintereinander lässt sich dieselbe Einladung nicht mehrfach verschicken. Greift die Sperre, wird nichts versendet; die Meldung nennt die Uhrzeit, ab der es wieder geht. Bei mehreren ausgewählten Personen steht dort, wie viele gesendet und wie viele gesperrt wurden.
Möchten Sie andere Rollen vergeben oder eine andere Adresse verwenden, ist „erneut senden“ nicht das richtige Werkzeug: Ziehen Sie die Einladung zurück und laden Sie neu ein.
Weitere Feinheiten:
- Personen ohne offene Einladung werden übersprungen und im Ergebnis ausgewiesen — eine gemischte Auswahl scheitert also nicht als Ganzes.
- Scheitert der Versand, bleibt alles beim Alten: Es entsteht keine neue Einladung, und die bisherige bleibt gültig.
Einladung zurückziehen
Damit machen Sie eine offene Einladung ungültig — etwa weil Sie an die falsche Adresse eingeladen haben, die falschen Rollen gewählt haben oder die Person doch keinen Zugang bekommen soll:
- Der verschickte Link wirkt sofort nicht mehr, auch wenn die Mail beim Mitglied liegt.
- Eine bereits angenommene Einladung wird dadurch nicht rückgängig gemacht. Ein bestehender Zugang bleibt bestehen; Rechte entziehen Sie über die Rollen des Benutzers.
- Nach dem Zurückziehen können Sie sofort neu einladen — die Zehn-Minuten-Sperre gilt hier nicht. Genau dafür ist der Weg gedacht: zurückziehen, korrigieren, neu einladen.
Zum Zurückziehen brauchen Sie zusätzlich das Recht, diese Person zu bearbeiten.
Account erstellen
Diese Aktion legt den Zugang selbst an, statt einzuladen:
- Rollen — wie bei der Einladung; sie werden dem neuen Zugang direkt zugewiesen.
- Email — erscheint wieder nur bei mehreren hinterlegten Adressen.
- Verwalter — erscheint nur, wenn andere Personen dieselbe Email-Adresse verwenden, etwa Kinder unter der Adresse eines Elternteils. Setzen Sie das Häkchen, wird der neue Zugang zum Verwalter dieser Personen und kann deren Daten mitpflegen. Der Hinweis unter dem Feld nennt die betroffenen Namen. Bereits eingetragene Verwalter bleiben dabei erhalten — eine Person kann mehrere Verwalter haben, zum Beispiel beide Elternteile. Weitere Verwalter tragen Sie später im Personendatensatz im Feld Verwalter ein oder vergeben sie über eine Familienbeziehung mit dem Häkchen Darf verwalten.
Wenn die Adresse noch frei ist
Membergy legt einen Zugang ohne nutzbares Passwort an und schickt dem Mitglied die Mail „Account erstellt“ mit einem Link, über den es sein Passwort vergibt und den Zugang aktiviert. Ohne diesen Schritt kann sich niemand anmelden — auch Sie als Verwaltung kennen kein Passwort und können keines vergeben.
Praktisch heißt das: Auch dieser Weg endet in einer Mail an das Mitglied. Deshalb ist die Einladung im Normalfall der bessere Weg — sie erklärt in der Mail, worum es geht, kann eine persönliche Bemerkung enthalten und funktioniert auch für Menschen, die Membergy bereits nutzen.
Wenn die Adresse schon einen Zugang hat
Dann legt Membergy keinen zweiten Zugang an — das wäre ein doppeltes Konto für denselben Menschen. Stattdessen wird mit den im Dialog gewählten Rollen automatisch eine Einladung ausgestellt und verschickt, und Sie bekommen genau das als Hinweis gemeldet:
Das ist kein Fehler, sondern die einzig richtige Antwort: Ob dieser Zugang wirklich der Person gehört, kann nur sein Inhaber beweisen — indem er sich anmeldet und die Einladung annimmt. Danach gehört sein bestehender Zugang zusätzlich zu Ihrem Verein.
Für diese Aktion gilt die Zehn-Minuten-Sperre nicht — eine Person einzurichten ist kein wiederholter Versand. Die dabei ausgestellte Einladung zählt aber als Versand, ein unmittelbar folgendes „erneut senden“ ist also gesperrt.
Mehrere Mitglieder auf einmal
In der Personenliste schalten Sie den Auswahlmodus ein, markieren die Zeilen und öffnen dann das „…“-Menü; unter Massenaktionen stehen dieselben Kontoaktionen. Das ist der Weg, um nach einem Import oder zu Saisonbeginn viele Mitglieder gleichzeitig einzuladen.
Bei einer Mehrfachauswahl gilt:
- Bei Mail-Einladungen und direkter Kontoanlage entfallen die Felder Email und Verwalter — sie beziehen sich immer auf genau eine Person. Membergy nimmt dann je Person deren erste Email-Adresse. Einladungsschreiben benötigen keine hinterlegte Adresse.
- Die gewählten Rollen gelten für alle ausgewählten Personen.
- Das Ergebnis nennt die Zahlen: wie viele versendet, wie viele übersprungen und wie viele wegen der Sperre nicht versendet wurden.
- Eine gemischte Auswahl ist erlaubt. Personen, für die eine Aktion nicht passt — etwa bereits ein Zugang oder die falsche Art offener Einladung — werden übersprungen und gezählt, nicht als Fehler für alle behandelt.
Ergebnis prüfen
Ob eine Einladung offen ist, lesen Sie am zuverlässigsten am Aktionen-Menü des Mitglieds ab: Stehen dort „erneut senden“ oder „neu ausstellen“ und „zurückziehen“, ist eine Einladung offen. Ist die Person mit einem Zugang verknüpft, fehlen die Einladungsaktionen — dann finden Sie sie unter Verwaltung → Benutzer und können ihr dort Rollen geben.
Senden, Zurückziehen und Annehmen werden außerdem im Aktivitätsprotokoll des Mitglieds festgehalten. Dort steht nur, was passiert ist und wann — weder der Link noch die eingeladene Email-Adresse tauchen im Protokoll auf.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Die Aktion meldet, die Person habe keine Email-Adresse. Eine Mail kann ohne Adresse nicht versendet werden. Verwenden Sie Einladungsschreiben erstellen, damit das Mitglied seine eigene Email-Adresse später bestätigt, oder tragen Sie die Adresse in den Kontaktdaten ein und laden anschließend per Mail ein.
Das Mitglied nutzt Membergy schon in einem anderen Verein. Laden Sie es ganz normal ein. Es bekommt keinen zweiten Zugang: Nach der Anmeldung mit seinem vorhandenen Konto kommt Ihr Verein einfach dazu. Passwort, Passkeys und die Rechte in den anderen Vereinen bleiben unverändert; neu sind nur die Zugehörigkeit zu Ihrem Verein und die Rollen, die Sie in der Einladung vergeben haben.
Die Adresse gehört jemand anderem. Membergy verknüpft niemals einen fremden Zugang auf Ihren Klick hin. Der Inhaber der Adresse muss sich anmelden und annehmen. Passt die Einladung nicht zu ihm, sollte er sie nicht annehmen — ziehen Sie sie zurück und laden Sie an die richtige Adresse ein.
Ändert die Einladung etwas an Passwort, Passkey oder Zwei-Faktor-Anmeldung? Nein. Anmeldeverfahren gehören zum Zugang der Person, nicht zum Verein. Eine Einladung fügt nur Vereinszugehörigkeit, Personenverknüpfung und Rollen hinzu.
Das Mitglied sagt, der Link funktioniere nicht. Meist ist es eine ältere Mail. Jede neue oder erneut versendete Einladung entwertet die vorherige — es gilt immer die zuletzt verschickte. Sonst ist der Link zum angegebenen Datum abgelaufen, wurde zurückgezogen oder bereits verwendet. In allen Fällen: neu einladen.
Ich habe versehentlich an die falsche Adresse eingeladen. Zurückziehen, dann neu einladen. Das Zurückziehen hebt die Zehn-Minuten-Sperre auf, Sie müssen also nicht warten.
Kann ich das Passwort eines Mitglieds sehen oder setzen? Nein. Beide Wege enden damit, dass die Person ihr Passwort selbst vergibt. Verwaltung und Anmeldung sind bewusst getrennt.
Das Mitglied hat die Einladung angenommen, sieht aber nichts Neues. Prüfen Sie die Rollen des Benutzers unter Verwaltung → Benutzer. Ohne Rolle gehört jemand zwar zum Verein, sieht aber nur die Grundfunktionen. Menü und Startseite zeigen nur, wozu Rechte bestehen.
Weiterführende Artikel
- Einladung — dieselbe Strecke aus Sicht des Mitglieds
- Rollen und Berechtigungen
- Mitgliedsdaten pflegen · Mitglied aufnehmen